Zpracování osobních údajů

1. Role stran

Společenství vlastníků jednotek nebo bytové družstvo, které službu užívá (dále jen „správce“), je správcem osobních údajů vkládaných do služby. Julius Joska, IČO 24409979, se sídlem č.p. 98, 262 11 Rosovice, provozovatel služby Vespol (dále jen „zpracovatel“), tyto údaje zpracovává jménem správce a podle jeho pokynů.

2. Předmět, doba, povaha a účel zpracování

Předmětem zpracování je provoz portálu pro správu domu (nástěnka, dokumenty, závady, hlasování, finance) a zpracování zvukových záznamů schůzí na návrhy zápisů. Zpracování zahrnuje shromáždění, uložení, strukturování, zpřístupnění členům domu, pseudonymizaci, zálohování a výmaz. Trvá po dobu trvání smlouvy o užívání služby.

3. Subjekty údajů a kategorie údajů

Zpracování se týká zejména těchto subjektů údajů:

• –vlastníci a nájemci jednotek, členové společenství či družstva,
• –členové výboru a dalších orgánů domu,
• –účastníci schůzí zachycení na zvukovém záznamu,
• –kontaktní osoby dodavatelů a dalších třetích stran v dokumentech domu.

Kategorie údajů:

• –identifikační a kontaktní údaje (jméno, e‑mail, adresa, číslo jednotky),
• –údaje o platbách, zálohách a dluzích vůči domu,
• –obsah dokumentů, oznámení, hlášených závad a hlasování,
• –zvukové záznamy schůzí, jejich přepisy a návrhy zápisů.

Zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR) nejsou zpracovávány cíleně; ojediněle se mohou vyskytnout v záznamu schůze, pokud je účastníci sami zmíní.

4. Pokyny správce

Zpracovatel zpracovává údaje pouze na základě doložených pokynů správce. Za pokyn se považuje nastavení a běžné užívání funkcí služby, včetně odeslání nahrávky ke zpracování. Má-li zpracovatel za to, že pokyn porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, bez zbytečného odkladu na to správce upozorní.

5. Mlčenlivost a zabezpečení

Osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje jsou zavázány mlčenlivostí. Zpracovatel s ohledem na povahu zpracování udržuje technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, zejména:

• –šifrování dat při přenosu,
• –řízení přístupů podle rolí a oddělení dat jednotlivých domů,
• –pravidelné zálohy uchovávané v České republice,
• –záznamy o přístupech a technických událostech.

6. Sub-zpracovatelé

Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Ke dni účinnosti tohoto dokumentu jsou zapojeni:

Přepis řeči na text i provoz aplikace, databáze a záloh běží na vlastní infrastruktuře zpracovatele v České republice, nejde tedy o sub‑zpracování. Zvukový záznam Českou republiku neopouští.

Zamýšlené změny v okruhu sub‑zpracovatelů oznámí zpracovatel správci e‑mailem nejméně 14 dnů předem. Správce může vznést námitku; nedojde-li ke shodě, může smlouvu vypovědět podle obchodních podmínek. Sub‑zpracovatelé jsou vázáni povinnostmi ochrany údajů srovnatelnými s tímto dokumentem.

7. Pseudonymizace při AI zápisu

Před odesláním textu jazykovému modelu nahradí služba jména, adresy a čísla jednotek tokeny, například ⟨J‑14⟩. Převodní tabulka mezi tokeny a skutečnými údaji zůstává výhradně na infrastruktuře zpracovatele v České republice a model k ní nemá přístup. Skutečné údaje se do zápisu doplní až při finálním sestavení dokumentu.

8. Předávání mimo EU a EHP

Jediným předáním údajů mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor je předání pseudonymizovaného textu společnosti Anthropic, PBC do USA, zajištěné standardními smluvními doložkami EU podle čl. 46 GDPR. Zvukové záznamy ani nepseudonymizovaná data se mimo Českou republiku nepředávají.

9. Součinnost se správcem

Zpracovatel je správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů i při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR, včetně posouzení vlivu na ochranu osobních údajů. Porušení zabezpečení osobních údajů oznámí správci bez zbytečného odkladu po jeho zjištění, nejpozději do 48 hodin, s popisem povahy porušení, pravděpodobných důsledků a přijatých opatření.

10. Výmaz a vrácení údajů

Po ukončení smlouvy má správce 90 dnů na export dat domu ve strojově čitelném formátu. Poté zpracovatel osobní údaje vymaže, včetně kopií v zálohách v rámci jejich obvyklé obměny, ledaže právo Evropské unie nebo České republiky ukládá jejich další uchování.

11. Audity

Zpracovatel poskytne správci informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR. Audit či inspekci umožní po předchozí písemné dohodě o termínu a rozsahu, zpravidla nejvýše jednou za 12 měsíců a tak, aby nebyl narušen provoz služby ani bezpečnost dat ostatních domů.

12. Závěrečná ustanovení

Tento dokument se řídí právním řádem České republiky. V otázkách zpracování osobních údajů má přednost před obchodními podmínkami. Kontaktní adresou pro záležitosti ochrany údajů je info@vespol.cz.